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生産性を上げるタスク管理の5つのポイント

働くお母さまの為の離婚相談

日々の仕事(タスク)に振り回されて時間に追われる生活は嫌ですね。

 

本来、仕事(タスク)は追いかけられるものではなく、むしろ自分から追いかけるべきものです。

 

ただし、それには、ある程度しっかりとタスクを管理する必要があります。

<目次>

1.仕事の生産性を上げるためには、タスク管理が重要

2.生産性を上げるタスク管理の5つのポイント

3.まとめ ~意識してタスク管理のための時間をとる

 

 

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1.仕事の生産性を上げるためには、タスク管理が重要

ビジネスパーソンは、日々多くの仕事(タスク)をこなさなければなりません。

 

このタスクは、うまく管理していかないと、日々降ってくるタスクに追いまくられる状況になってしまいます。

 

タスク管理をしっかりと行えば、タスクを効率的にこなすことができ、生産性がアップします。

 

さらに、タスクにはいくつか種類がありますが、いわゆる「時間管理のマトリクス」でいうところの第2領域(緊急ではないが、重要なこと)に属するタスクをきちんとこなすことができるかどうかが、中長期的に見た場合に非常に重要になります。

 

私の仕事で言えば、この第2領域に属するタスクとしては、まず日々の勉強(法律の分野のみならず、周辺領域やマーケティングなどの勉強)がそれにあたります。

 

また、このブログを書く時間も、第2領域に属するものといえます。

 

ところが、タスク管理がおろそかになっていて、日々降ってくるタスクに負われる状況になると、どうしても目先の急ぎのタスク(上記の「時間管理のマトリクス」でいうと、第1領域の緊急かつ重要なタスクなど)ばかりに目が行くようになります。

 

そうすると、本来最も重要であるべき第2領域に属するタスクはいつも後まわしになり、結局手を付けられなくなってしまいます。

 

いつかやろう、時間ができたらやろうと思っていることはありませんか?

 

しかし、実際に時間ができてそれをやれたことはありますでしょうか?

 

いつかやろう、時間ができたらやろうと思っているだけでは、永遠にできないのです。

 

ですから、特に緊急のタスクではない第2領域に属するタスクをきちんとこなしていくためにも、日々のタスク管理は極めて重要です。

 

2.生産性を上げるタスク管理の5つのポイント

そして、生産性を上げるタスク管理を行うためには、ポイントがあります。

 

(1)1日の始めにその日にやるべきタスクを計画する

何事も計画はとても重要です。

 

無計画にその日の仕事に着手してしまいますと、目先のタスクに負われるだけでその日が終わってしまいます。

 

私の場合は、1日の始め(朝)に、必ずその日にこなすべきタスクを計画します。

 

その際に、第2領域に属するタスク(勉強やブログ等)もきちんと位置づけて時間をとっています。

 

1日の始めに10分程度、このようにその日にやるべきタスクをきちんと計画するだけで、生産性はかなり違ってきます。

 

(2)タスクは細分化し、1つ1つのタスクについて時間をはかる

タスクを計画する際に、タスクはできるだけ細分化するのがポイントです。

 

たとえば、長い書面を書くときには、私の場合、単に「書面を書く」というタスクにするのではなく、「書面全体の構成」「第1章」「第2章」「第3章」などに細かく細分化し、1つ1つのタスクにかかる時間を見積もります。

 

私の場合、タスクシュートクラウドというタスク管理のアプリを使っています。

https://taskchute.cloud/users/top

 

冒頭の写真が、タスクシュートクラウドの画面です。

 

このアプリを使うと、1つ1つのタスクの見積もり時間を設定し、実際にタスクに取りかかる際に時間を計ることができるようになっています。

 

1つ1つのタスクの時間を計っていると、緊張感が違ってきます。

 

見積もり時間をオーバーしたくないという意識が働きますので、自然と集中力が上がります。

 

パソコンに向かって仕事をしている最中に、疲れてネットサーフォンをしてしまうなどということもなくなります。

 

(3)割り込みタスクは、その日にやるべきものとそうでないものをきちんと選別

1日の始めに、その日にこなすべきタスクを計画しても、実際には途中で次々と新たなタスクが降ってきます。

 

これを私は「割り込みタスク」と呼んでいます。

 

たとえば、急な電話がかかってくるとか、緊急でメールの返信をしなければいけないとか、いろいろあります。

 

さすがに電話は仕方ありませんが、それ以外の割り込みタスクについては、今、あるいはその日にやるべきタスクなのか、翌日でも良いのかを厳しく選別するようにしています。

 

たとえば、メールの返信1つとっても、すぐに返した方が良いものと、翌日でも良いものがあります。

 

翌日でも良いものは、私の場合は「INBOX」というフォルダを作ってそこに入れるようにしています。

 

この「割り込みタスク」について、いつも優先的にやっていると、結局その日に予定したタスクをこなす時間がなくなってしまいます。

 

ですから、「割り込みタスク」でも、翌日でも良いものは翌日に回し、その日にやるべきタスクに集中することが大切です。

 

(4)タスクに集中する環境を作る

タスクにもいろいろありますが、私の場合、20分以上かかるものを「じっくりタスク」、20分未満でできそうなものを「すきまタスク」と呼んで区別しています。

 

そして、通常「じっくりタスク」は、たとえば書面の作成など頭を使うものが多いので、できるだけ頭が働く午前中にこうしたタスクをこなすようにしています。

 

そして、本当に集中したいときは、その時間帯はメールのチェックもしませんし、LINEやFacebookのメッセージの通知機能もオフにします。

 

こうしたものに振り回されていると、集中できなくなるからです。

 

他方で、「すきまタスク」については、あまり頭を使ったり集中力を要するものではないことが多いので、眠くなりがちな午後一番の時間などにこなすようにしています。

 

このように、タスクの種類によって、集中できる時間にやるべきことと、そうでないものとを意識してわけることも重要です。

 

(5)1日の終わりに振り返りを行う

そして、上記のタスクシュートクラウドでは、1日のタスクの時間などの記録が残りますので、1日の終わりにその日のタスク処理の状況についての振り返りをするようにしています。

 

どんなことをチェックするかというと、まず1つ1つのタスクについて、見積もり時間を大幅にオーバーしたものについて、その原因等を分析します。

 

これを繰り返していると、徐々に正確な時間の見積もりができるようになってきます。

 

また、きちんと第2領域に属する仕事ができたかどうか、「割り込みタスク」をこなすだけの1日に終わっていないかなど、全体的な時間の使い方についても振り返りを行っています。

 

3.まとめ ~意識してタスク管理のための時間をとる

生産性を上げるタスク管理のポイントは、タスク管理のための時間を意識してとることです。

 

私の場合、1日のはじめと1日の終わりに、タスクの計画と振り返りの時間を意識してとっています。

 

トータルでは1日に20~30分程度、こうしたタスク管理のための時間をとっています。

 

こうした時間をあえてとることについては賛否両論あるかと思いますが、私としては、急がば回れだと思います。

 

こうした時間をとるからこそ、日々のタスクについてのしっかりとした管理が可能になるのだと思います。

 

逆に、私の場合は、こうした時間をきちんととらないと、日々急ぎの仕事だけに振り回される、仕事に追われることになってしまうと思います。

 

 

 

【編集後記】

と、ブログでこんなことを書きながらも、7月に入ってからかなり忙しくなってきてしまい、仕事に振り回されそうになっています。

 

今日は午前中は新規の事件受任のご依頼、午後はzoomで弁護士会の研究会です。

 

こんなときこそ、スケジュール管理、タスク管理を徹底して、仕事に追い回されないようにしたいものです!

 

 

 

 

 

 

 

  
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