ワーキングマザー離婚相談室(ワーママ・働くお母様・働くお母さん)
                 渋谷駅徒歩5分  
03-3463-4351

やるべきことを忘れないで実行するための秘訣 〜私が実践する3段階のプロセス

働くお母さまの為の離婚相談

やるべきことって,日々降ってわいてきますね。

 

仕事でもそうですし,仕事以外でもいろいろあります。

 

今日は,私がやっている,こうした日々のやるべきことを忘れたないための対策をお話します。

<目次>

1.やるべきことを忘れるとどうなるか?

2.やるべきことを忘れないための3段階のプロセス

3.まとめ 〜忘れることを前提に,システム化することが重要

 

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

1.やるべきことを忘れるとどうなるか?

仕事をしていると,毎日,大小様々な仕事が発生します。

 

私の場合ですと,メールの返信や電話,FAXの対応,スタッフへの仕事の指示,調べ物や書面の作成など,細々したことも含めていろいろあります。

 

忘れようもない大きな仕事であったり,締め切りがすぐそこに迫っている仕事,自分が楽しみでワクワクできる仕事などは忘れる心配はそれほどないでしょう。

 

しかし,ちょっとした調べ物を頼まれたり,メールの返信だったり,締め切りがまだ遠いような仕事は,下手をすると忘れてしまうリスクがあります。

 

やるべき仕事を忘れてしまったらどうなるでしょうか?

 

お客様からのメールの問い合わせを忘れて1週間後に気づいたとか,ちょっと調べておきますと口約束したことを忘れて長期間放置してしまうとか,頼まれた原稿の執筆を忘れていて締め切りに間に合わなかったとか,いずれもシャレになりません。

 

こうしたことは仕事に限らず,プライベートにおいても,他人との約束事を忘れていたなどといったことは起こり得ます。

 

大人の世界では,こういうことを繰り返していると,確実にその人の信用はなくなります。

 

信用というものは,作り上げるのは大変ですが,失うのは簡単です。

 

信用がなくなると,この人に大事な仕事を頼むのは不安だと思われて,ビジネスに影響したり,人間関係に影響が出たりしてしまいます。

 

信用を失うということは,非常に大きなダメージとなるのです。

 

2.やるべきことを忘れないための3段階のプロセス

さりとて,日々の日常で,やるべきことを忘れてしまうというリスクは常にあります。

 

特に,年齢を重ねると,若い頃と違ってどうしても忘れっぽくなってしまう傾向は否定できません。

 

そこで,私の場合は,やるべきことを忘れないために,以下のような3段階のプロセスを実践しています。

 

(1)マメにメモを取る

まず,やるべきことが発生したら,すぐにその場でメモを取ります。

 

このメモ取りをマメにやることがまず第1のポイントになります。

 

「すぐに」というところが重要で,すぐにメモを取らないとあっという間に忘れてしまいます。

 

私の場合は,Evernoteというメモのアプリを使っています。

 

Evernoteでは,スマートフォンとパソコンで情報が同期されますので,仕事中はパソコンで,外出時はスマートフォンでメモを取ることができます。

 

マメにやるという部分も重要で,たとえば外出時に歩いている際に,あ,帰ったらあれをやらなければと思いついたような場合は,必ずその場で立ち止まってスマートフォンにメモします。

 

Evernoteでは,ファイルを作成することができますが,私は「INBOX」というノートブックを作り,とにかくメモしたことはまず「INBPX」に放り込むようにしています。

 

(2)メモを選別してやるべきことの優先順位を振り分ける

そして,「INBOX」に入れたメモは,最低1日に1回は必ず見る時間を作っています。

 

「INBOX」に入れたメモについて,すぐやるべきタスクはすぐに処理します。

 

ですが,何でもすぐに処理するのが良いとは限りません。

 

というのは,その日はその日でもともと予定されていた重要なタスクがあります。

 

しかし,目の前に日々降ってくる割り込みのタスクばかりを優先していては,もともとこなすべきだったタスクができなくなってしまいます。

 

そこで,次に重要になるのは,メモしたタスクについて,優先順位をつけて選別するという作業です。

 

具体的には,すぐにやるべき緊急性の高いタスクと,そうでないタスクです。

 

そして,翌日以降でも良いというタスクは,翌日以降の予定表の中に組み入れます。

 

こうしておけば,やるべきタスクを忘れてしまうというリスクをかなり軽減できます。

 

(3)計画通りに実践する

最後は,優先順位にしたがって振り分けたメモに記載されたタスクを,適切なタイミングで実践するということです。

 

私の場合,やるべきタスクを1週間に1回と,1日に1回確認する時間を取っています。

 

やるべきタスクをメモし,選別し,いつやるのかについて予定表に組み入れます。

 

ここまでやっておけば,あとはその日の予定表にしたがって計画通り実践するのみです。

 

以上の3段階のプロセスを経ることで,やるべきことを忘れないように工夫しているのです。

 

3.まとめ 〜忘れることを前提に,システム化することが重要

忘れないために,こんなことまでしなければならないのは面倒だと感じるでしょうか?

 

確かに,若い頃であれば,一々このような面倒なプロセスを経なくても忘れずに実行できるかも知れません。

 

しかし,年齢を重ねるごとに,細かいことなどを忘れがちになってきます。

 

若い頃と同じ感覚で,自分の記憶力だけに頼ることは非常に危険です。

 

むしろ,忘れるということを前提にして,やるべきことをいかにして忘れないようにするかをシステム化して対応することが重要だと思います。

 

大人の世界では,やるべきことを「忘れちゃいました」では済まされません。

 

何も対策をしなければ忘れるのは当たり前で,だからこそ忘れないための自分なりの工夫が大切なのだと思います。

 

 

【編集後記】

今日はちょっとスケジュールがタイトです。

 

9:30~ 打ち合わせ(オンライン)

10:00~12:00 会議(オンライン)

13:00~15:00 裁判所で調停(リアル)

16:30~18:30 会議(オンライン)

19:00~20:00 打ち合わせ(オンライン)

 

今週を乗り切れば少し楽になりそうなのでがんばります。

 

 

  
PREVIOUS / NEXT