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相手の負担を増やす仕事の仕方と、相手の負担を軽減する仕事の仕方

働くお母さまの為の離婚相談

同じ仕事をしていても、相手の負担を増やす仕事の仕方と、相手の負担を軽減する仕事の仕方があります。

 

相手に質問する場合と、メールで仕事の依頼をする場合を例にとって考えてみたいと思います。

<目次>

1.相手の負担を増やす質問の仕方と、負担を軽減する質問の仕方

2.相手の負担を増やすメールと、負担を軽減するめーる

3.まとめ ~下手くそな質問や依頼、指示はコストである

 

 

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1.相手の負担を増やす質問の仕方と、負担を軽減する質問の仕方

たとえば部下やスタッフから、抽象的に「仕事の仕方が分からないんですけど」と質問されたらどうでしょう?

 

イラッときませんか?

 

なぜイラッとくるかというと、抽象的に「仕事の仕方がわからない」といわれても、どの仕事について、何がどのようにわからないのか、この質問ではサッパリわからず、逆に質問をされた方がその点を聞き返さなければならなくなるからです。

 

つまり、質問をされて答えるという作業だけでもこちらは時間を取られるわけですが、さらに質問の仕方が抽象的であるために、余計な負担をかけられているということです。

 

「仕事の仕方がわからない」というけれど、具体的にどの仕事がどのようにわからないのかな?とこちらから聞かなければなりません。

 

こういう質問の仕方は、相手の負担を増やす仕事の仕方の典型です。

 

質問はできるだけ具体的にすること、しかも、自分は何もしないでただ聞くという姿勢は良くありません。

 

質問をされる相手の負担をできるだけ軽減するためには、質問が具体的であることに加えて、自分がそのわからないことに対してどれだけ調べて、一定の努力をして、その上でどうしてもわからないことにピンポイントを絞って質問するべきです。

 

そうすれば、質問を受けた方としても、質問の意図が瞬時にわかりますし、そのピンポイントに絞って回答すれば良いので、非常に負担が軽減されます。

「私が新人弁護士時代に学んだ、有益な情報を引き出す質問力・3つのポイント」

https://ameblo.jp/bigsaga/entry-12615779654.html?frm=theme

 

2.相手の負担を増やすメールと、負担を軽減するめーる

メールで相手に仕事を依頼したり、部下やスタッフに仕事を指示する場合でも、相手の負担を増やすやり方と負担を軽減するやり方があります。

 

相手の負担を軽減するメールの送り方とは、そのメールをちょっと見ただけでその内容や意図が伝わりやすいメールです。

 

まず、件名に的確かつ簡潔に用件が書かれているかどうかです。

 

また、長いメールになる場合には、なるべく冒頭に結論を書くようにしたいものです。

 

さらに、同じメールでいくつかの指示や依頼をする場合には、番号をつけて見出しを付ける工夫も必要です。

 

適宜改行したり、行間をあけて視覚的に読みやすく工夫も欠かせないでしょう。

 

これだけの工夫で読みやすさがまったく違ってきます。

 

こうしたメールであれば、受けてもすぐに依頼や指示の意図が伝わりますので、メールの往復回数も最小限ですみます。

 

このようなメールとは対照的に、読んでも意図がよくわからないメールがあります。

 

形式面でも改行がなく、長い文章の行間が詰まっていて視覚的に非常に読みにくい文章を書く人っていますよね。

 

こうしたメールで依頼や指示を受けた方は、まず読みにくく、内容がわかりにくいメールの文章を読まなければならないという負担やストレスを課せられます。

 

その上で、読んでも意図がよくわからないので、逆に正確な意図を質問するメールを送らなければならなくなります。

 

そうすると、それだけでメールの往復回数は増え、時間はかかり、仕事全体のパフォーマンスやスピードも落ちてしまいます。

 

今の世の中では、仕事上でメールでやり取りをする機会も多いですので、この相手の負担をできるだけ軽減するメールの送り方というものもきちんと学んでおきたいものです。

 

3.まとめ ~下手くそな質問や依頼、指示はコストである

このように、仕事をする際には、できるだけ相手の負担を軽減するような仕事の仕方を考える必要があります。

 

というのは、相手の負担を増やすような仕事の仕方は、積み重なると膨大なコストになるからです。

 

この点はあまり意識されませんが、下手くそな質問やメールの依頼・指示を繰り返していると、それだけ相手の負担を増やし、無駄な時間が増えてしまいます。

 

そうしたことが積み重なれば、相手の膨大な時間を奪っていることにもなり、それはすなわちコストをかけていることにもなるのです。

 

働き方改革が叫ばれ、労働時間の短縮圧力が強まっている今、仕事のコストパフォーマンス、生産性の向上は欠かせない課題です。

 

相手の負担を増やしてコストを増大させるような働き方は改めなければなりません。

 

常に、相手の負担を増やす仕事の仕方はコストであるという意識を強く持つ必要があるでしょう。

 

 

【編集後記】

今年の5月から、ブログを平日毎日更新してきましたが、10月いっぱいで半年が過ぎました。

 

ここまで来たら、これからも1年、2年と続けて行けたら良いなと思います。

 

お読みいただいてありがとうございます。

 

  
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