メールやSNSでメッセージをもらった場合、どの程度のタイミングで返すかというレスポンスのタイミングは結構難しい問題だと思っています。
結局のところは、相手に失礼のない範囲で自分でマイルールを決めて、それをきちんと守ることが重要だと思っています。
＜目次＞
１．原則としてクイックレスポンスは重要、ただし・・・
２．私のレスポンスのマイルール
３．まとめ ～自分でルールを決めてそれを守ることが重要
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１．原則としてクイックレスポンスは重要、ただし・・・
現代では、電子メールやSNSのメッセージなどで連絡を取ることが日常となっています。
それはプライベートのみならず、仕事の連絡も同じです。
こうしたメッセージに対して、どのくらいのタイミングでレスポンスを返すのが良いのでしょうか？
これについては、３つの考え方があるように思います。
まず１つめは、とにかくクイックレスポンス、来たらすぐに返信するというもの。
私のキャッシュフローコーチ養成塾の師匠である和仁達也さんも、このクイックレスポンスを提唱しています。
同じくレスポンスを行うのであれば、クイックレスポンスである方が最も投資効果が高いというのがその理由です。
これはまったく同感で、クイックレスポンスに超したことはありません。
ただし、常に来たメッセージにすぐに返信できるとは限りませんし、またものによってはすぐに返信しない方がよいというメッセージもあります。
２つ目の考え方は、相手のレスポンスのタイミングやスピード感に合わせるというもの。
たしかに、レスポンスのスピード感は結構人によって差があります。
それこそ瞬間的に返信するタイプの人もいれば、３～４日経ってもレスがないという人もいます。
だから、早い人には早く返し、遅い人にはそれほど急がずに返すというのも１つの考え方だとは思います。
ただ、このやり方は、いろいろな人のスピード感にこちらが合わせなければならないので、人に振り回されたり疲れてしまう可能性があります。
３つ目は、自分の基準やルールを持って、それを守るというタイプです。
私もこのタイプです。
一応自分の仕事のペースを守りながら、相手に失礼のないスピード感で返信することを心がけています。
２．私のレスポンスのマイルール
私の場合、原則として自分に来たメッセージに対するレスポンスは、遅くとも翌日（場合によっては翌営業日）までに返信するというルールを決めています。
上記で見たように、本当は来た瞬間に返信するクイックレスポンスが理想だとは思います。
ただし、日によっては１０通以上メールを返信しなければならないような日も多く、すべてのメッセージに瞬間的に対応していると、その日に予定していたタスクをこなすことができません。
そこで、まずメッセージを受け取ったときに、緊急性があってすぐに返信することを要するもの、内容的にも瞬間的に返信可能なものはすぐに返信するようにしています。
しかし、それ以外のメッセージは、メールの場合であればいったんはINBOXのファイルに保存しておきます。
そして、余裕があればもちろんその日のうちに返信しますが、そうでなければ翌日（翌営業日）までに返信することを自分のルールとしています。
また、原則として営業時間外（平日の夜や土日で仕事をしていないプライベートな時間）には返信はしないようにしています。
レスポンスというものは、あまり遅いと失礼にあたりますが、緊急性の高いものを除いて、翌日（翌営業日）までに返信するのであれば、ギリギリ失礼ということはないと思います。
むしろ、瞬間的な返信をしていると、それが当たり前になって、土日であろうが夜間であろうがすぐに返すのが当たり前と思われてしまっても辛いものがあります。
また、ものによっては、すぐに返信しないで１晩おいて考えて返信した方がよい場合もあります。
特に、相手にもよりますが、自分がマイナスの感情をもっている相手に対する返信などは、すぐに返信すると感情的になってしまう危険性もありますので、１晩おいて冷静になってから返信した方がよいというケースもあります。
３．まとめ ～自分でルールを決めてそれを守ることが重要
現代の世の中では、メールやSNSのメッセージなどは、仕事であろうとプライベートであろうと、重要なコミュニケーションの手段となっています。
それだけに、上手に使いこなしたいところです。
ただ、私も日によっては、メール、FacebookやLINEのメッセージが次々に届いて、返信しているだけで何かに振り回されているように感じることがあります。
大切なことは、便利なツールに振り回されないことです。
メッセージをくれた相手方に失礼のないタイミング、スピード感で返すことは大切ですが、やはり自分なりのルールをきちんと持って、それを守ることが重要だと思います。
私の場合ですと、返信は遅くとも翌日（翌営業日）までに行うこと、業務時間外（夜間や土日の仕事をしていない時間帯）は返信をしないことをルールとして、それを守ることを心がけています。