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メールの返信を忘れないようにする方法 ~膨大な受信メールの山に埋もれてしまわないように

働くお母さまの為の離婚相談

今や、仕事の連絡ツールとして欠かせない電子メール。

 

私も毎日仕事上のメールが100通くらいはきます。

 

これらのメールを上手に管理して、返信など対応が必要なものと、そうでないものを効率的に取捨選択しなければなりません。

 

今日は、私がやっているメール管理の方法をご紹介します。

<目次>

1.大事なメールを見落としたりしていませんか?

2.私がやっているメール管理の効果的な方法

3.まとめ ~フォルダ整理をきちんとして、受信ボックスにメールをためないことが重要

 

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1.大事なメールを見落としたりしていませんか?

今の時代、電子メールは様々な連絡用ツールとして大変に重宝されています。

 

最近では、電子メールだけではなく、FacebookのメッセージやLINE、Chatworkなども仕事上の連絡ツールとして使われています。

 

私も、お客様とのやり取りを始め、同業者との連絡、事務所スタッフとの連絡、弁護士会の委員会関係や弁護団事件の関係のメーリングリストなど、極めて膨大な量のメールのやり取りをしています。

 

こうして、毎日毎日膨大な量のメールを受け取っていると、その全部を1つ1つ丁寧に見ることはとてもできません。

 

ですから、自分にとって重要性の高いメールと、そうでないメールを取捨選択しなければなりません。

 

私にとって重要度の高いメールとは、受任事件や顧問先のお客様からのメール、新規の法律相談のご予約やご紹介、事務所所員のメール、自分が中心的に関わっている弁護団事件(原発関係)のメーリングリストなどです。

 

ところが、この取捨選択をきちんとやるというのがなかなか難しいですね。

 

しっかりと整理しないと、本来返信や対応が必要なメールを見落としたり、後で処理しようと思っていて忘れてしまうなどということが起こります。

 

2.私がやっているメール管理の効果的な方法

私は、まずメールチェックをする時間をある程度決めています。

 

朝起きて割とすぐの時間帯と、お昼、夕方あたりと決めています。

 

そして、それ以外の時間はあえてメールチェックをしないようにしています。

 

特に、私の場合、朝の時間帯に集中力を要する書面作成や資料の読み込みなどの時間帯にあてていますので、その時間帯にメールチェックをしてしまうと集中力が保てなくなってしまうからです。

 

膨大なメールが来ますので、そのメールに踊らされてペースを乱されないようにするために、自分を管理することも重要です。

 

その上で、どのようにしてメールチェックをするのか?

 

まず、多くの方がやっているように、メールの種類に応じてフォルダを作ります。

 

私であれば、依頼者用フォルダ、事務所関係のフォルダ、弁護団事件ごとのフォルダ、弁護士会関係のフォルダなどです。

 

そして、それ以外に、「INBOX」というフォルダを作ります。

 

この「IMBOX」というフォルダを作るところがミソです。

 

そして、受信ボックスにたまったメールのうち、誰から来たメールか、どのような用件か(だいたい件名を見ればわかります)を見て、自分が読むべきメールをINBOXフォルダにいったん入れ、それ以外は思い切ってすぐに削除します。

 

この、不要なメールをいつまでもためておかないことも重要です。

 

そして、INBOX内のメールについて、中身を読んで特に対応が必要ないものは、それぞれのフォルダにそこから振り分けます。

 

さらに、INBOX内のメールのうち、すぐに(その日のうちに)対応が必要なものは、私がタスク管理に使っているタスクシュートクラウドにタスクとして入れこみます。

https://taskchute.cloud/

 

また、その日のうちに対応しなくて良いものは、そのままINBOXに入れておきます。

 

そして、翌日の朝、その日のスケジュールを立てる際に、そのINBOXに入っているメールについて、その日のタスクとしてタスクシュートクラウドに入れていきます。

 

このようにすれば、まず重要なメールを見落としたり、対応を忘れてしまったりすることはなくなります。

 

また、その日でなくても良いものは、その日にやらずに次の日に対応をまわすということも重要です。

 

メールとはこちらの都合に合わせて送られてくるものではありませんので、すべてのメールをその日のうちに対応していては、本来その日にやるべきタスクが後回しになってしまったりする危険があるからです。

 

しかし、INBOXフォルダに入っているので、後で忘れてしまうということもありません。

 

3.まとめ ~メール管理をきちんとやることで、メールに振り回されなくなります

まとめますと、ポイントは、通常のフォルダの他にINBOXという未処理メール専用のフォルダを作って定期的にチェックすること。

 

そして、その日のうちに対応すべきメールと、そうでないメールをきちんと選別することです。

 

メールはとても便利ですが、きちんと管理ができていないと、メールに振り回されることになってしまいます。

 

メール管理はきちんとやって、日々の業務を効率的に進めて行きたいですね。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  
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